Herramientas colaborativas de trabajo online

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Herramientas colaborativas de trabajo online

Derivado de las bondades de la web 2.0 han surgido herramientas que aprovechan los beneficios de la Web 2.0 y nos permiten ya no solo ser receptores, sino colaboradores de la información creándola, compartiéndola, mejorándola y colaborar como grupos de trabajo todo esto de forma online.

HERRAMIENTA DE COLABORATIVA DE TRABAJO ONLINE

redbooth

  1. Descripción y uso principal

La primer herramienta que elegí es Redbooth es una herramienta integral colaborativa de equipos de trabajo en línea su uso principal es para equipos de trabajo que no se encuentran primordialmente en el mismo lugar de trabajo o equipos de trabajo que necesitan una gestión de tareas con afán de tener una plataforma para darle seguimiento.

  1. Características

Al ser una herramienta colaborativa cuenta con: gestión de proyectos, gestión de tareas, gestión de organizaciones y permite trabajar con archivos simultáneamente además de poder compartirlos por diferentes medios (email, google drive, dropbox y box). Un gran plus es que es multiplataforma osea que puedes acceder a él desde Android, IOS, Blackberry y Amazon.

  1. Costo

Definitivamente no es una herramienta económica ni recomendada para pequeñas empresas, en mi caso particular elegí está herramienta porque es una herramienta muy completa, su costo comienza en $49USD al mes para hasta 10 usuarios y $99USD para hasta 20 usuarios. Ver más

  1. ¿Cómo lo implementarías en tu lugar de trabajo?

Para implementarlo en un lugar de trabajo se requeriría de dos fases la primera fase sería de capacitación en donde se les muestre en primera instancia a los directivos para que conozcan las características de la herramientas y capaciten a sus empleados, posteriormente se haría un calendario de implementación fijando objetivos semanales y verificando su cumplimiento.

La segunda fase se trataría de medir la productividad de cada departamento. Se efectuarían reuniones de trabajo para despejar dudas y verificar el cumplimiento de las metas cada cierto tiempo (por ejemplo semanalmente o mensualmente según convenga).

Ventajas: Es una herramienta que permite asignar proyectos, tareas y medir su tiempo de ejecución.

Desventajas: El precio, considero que a pesar de ser una herramienta muy completa no está al alcance de cualquier empresa ya que en su plan más básico son $588USD por año.

Fuente | Redbooth

HERRAMIENTA COLABORATIVA DE DOCUMENTOS ONLINE

google_drive_logo

  1. Descripción y uso principal

La herramienta colaborativa de documentos online que elijo es Google Drive (la cual incluye Google Docs) es una herramienta que permite organizar, almacenar y compartir documentos de manera muy fácil y rápida.

  1. Características

Google Drive es una herramienta multiplataforma que permite acceder a tus archivos desde la web, o desde un celular con Android o IOS. Sin importar desde donde te conectes puedes crear, añadir, buscar, subir e imprimir documentos, además de poder compartir los mismos y comentarlos.

Otras características con las que cuenta es el poder escanear documentos con tan solo tomarle foto al mismo con la cámara de tu teléfono.

  1. Costo

Un gran plus de Google Drive es que te ofrece un paquete de aplicaciones dedicadas al trabajo llamado Google Apps for Work las cuales cobran por usuario inicialmente $50USD por año muy buenos para comenzar o bien si desearas un plan ilimitado pagarías $120USD por usuario al año. Ver más

  1. ¿Cómo lo implementarías en tu lugar de trabajo?

Implementar Google Drive es tan natural como tener una cuenta de correo electrónico de Gmail, en realidad su implementación no requiere mucho tiempo en capacitación ya que la interfaz de Google Docs es muy similar al clásico office, solo bastaría un par de sesiones de capacitación sobre el uso de Google Drive y lo demás lo da la práctica.

Ventajas: Si no tienes muchos documentos que compartir no necesitas pagar nada (a menos que quieras usar Google Apps), es fácil de usar, muy intuitivo y solo requiere tener correo de Gmail.

Desventajas: Puede que algunas personas estén muy acostumbradas a la interfaz clásica de Microsoft Office y represente un reto migrarlos de plataforma por consecuencia la curva de adaptación sea más tardada.

Fuente | Google Drive

Fuente | Google Apps for Work

Nota:

La razón por la que elijo Google Drive sobre Office 365 es el precio y  todas las demás aplicaciones que te incluye si pagas Google Apps for Work, si no tomara en cuenta eso Office 365 es una solución ideal por todas las características que incluye.

Conclusión:

Hoy en día cada vez vemos más plataformas para la colaboración de equipos de trabajo en linea, es difícil poder decirte esta o aquella es la mejor ya que mientras que algunas tienen opciones de sobra a un costo muy alto otras tienen aplicaciones muy limitadas a un costo razonable.

En breve, elegir la plataforma (herramienta) colaborativa para tu empresa requiere conocer bien tus procesos y evaluar al menos un par de las plataformas que ya he mencionado (es importante mencionar que existen otras) y ver si puedes arrancar por ejemplo con una cuenta de Google Drive gratuita o con base a tus procesos y presupuesto requieres algo más como Redbooth.